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Lehre als Verwaltungsassistent/-in

Die Ausbildung als Verwaltungsassistenz

Alles, was über eine 1-Mann/Frau Operation hinausgeht, bedarf einer geordneten Verwaltung. Verwaltungsassistenzen sind der Kopf des Büros und regeln deren Abläufe. In kleineren Betrieben wie Kanzleien, Versicherungen sind sie die unverzichtbare "Rechte Hand" des Chefs oder der Chefin.

1. Die Tätigkeiten

Welche Büroarbeiten konkret auf dich zukommen, hängt davon ab, in welchem Betrieb/Unternehmen du deine Lehre absolvierst. Nichtsdestotrotz gibt es einen Grundstock an Aufgaben, der dich überall erwarten wird.

Post empfangen, bearbeiten und gegebenenfalls weiterleiten. Und dasselbe in die andere Richtung, wenn Dokumente an Kunden, Patienten oder Nutzer herausgehen. Weil jedes Unternehmen inzwischen eine exakte Buchhaltung betreibt und daneben noch andere Akten auf Vorrat halten muss, kümmerst du dich um die Archivierung der wichtigsten Dokumente nach Stichworten. Kundenkarteien, Bilanzen, Statistiken oder das Aufgeben von Bestellungen – in diesen Belangen verlassen sich die Menschen auf die Verwaltungsassistenz.

Assistierst du einem Vorgesetzten, nimmst du wahrscheinlich Kundenanrufe entgegen, regelst seine/ihre Termine und organisiert Geschäftsreisen.

2. Qualifikationen und Anforderungen

Die Schulpflicht und dementsprechend eine gute Allgemeinbildung, setzt jeder Arbeitgeber/Ausbilder voraus. Auch die üblichen Verdächtigen – Mathematik, Deutsch und Englisch – stehen hoch im Kurs bei den Unternehmen. Schließlich hast du im Alltag durchgängig mit Schriftstücken und elektronischen Tabellen zu tun.

Sprachkenntnisse kommen dann zum Tragen, wenn dein Unternehmen überwiegend im Ausland operiert und du mit internationalen Kunden in Kontakt kommst – beispielsweise im Service-Bereich.

Ebenfalls von großer Wichtigkeit sind solide Computer-Kenntnisse. Microsoft Office Anwendungen wie Word oder Excel sollten dir gut vertraut sein. 10-Finger-Schreiben ist in hektischeren Situationen ein weiterer Pluspunkt.

Jedoch kommen, insbesondere bei der Verwaltungsassistenz, weiche Qualitäten zum Vorschein, da du auf täglicher Basis mit den unterschiedlichsten Menschen zu tun hast:

- Freundliches, gepflegtes Auftreten
- Kontaktstärke
- Sprachgewandtheit
- Kundenorientierung
- Team-Bewusstsein (vor allem innerhalb einer Abteilung)
- Verhandlungsgeschick

3. Das Gehalt

Der Beruf als Verwaltungsassistenz ist in fast jeder Branche vertreten. Und das in den unterschiedlichsten Funktionen und Ausprägungen. Manche haben viel mit Kunden zu tun, während andere eher hinter den Kulissen agieren. Die einen arbeiten als Staats-Angestellte, die anderen in der freien Wirtschaft. Demnach kann das Gehalt sehr unterschiedlich ausfallen.

Lehrlingsentschädigung lt. Kollektivvertrag (brutto) für Gewerbe-Angestellte: (Stand 01.01.2017)
1. Lehrjahr: € 507,-
2. Lehrjahr: € 700,-
3. Lehrjahr: € 866,-
4. Lehrjahr: €1.193,-


Im Einstiegsgehalt fallen die Unterschiede kleiner aus. Es bewegt sich nämlich im Rahmen von 1640 Euro bis 1830 Euro.



4. Ablauf der Ausbildung

Den Betrieb lernst du durch die Arbeit kennen. Was die Feinheiten, juristischen und kaufmännischen Unterschiede sind, das erlernst du in der Berufschule. Denn die Ausbildung ist nach dem dualen Konzept aufgebaut, dass auf Praxis und Theorie im 80/20 Verhältnis setzt.

Dennoch gibt es über die Handelsschule, Handelsakademie oder Fachschule für wirtschaftliche Berufe (Dauer 4–5 Jahre) immer noch die Möglichkeit den Abschluss über rein schulischen Weg zu erreichen.

5. Karrieremöglichkeiten

Verwaltungsassistenz lässt vermuten, dass du rein darauf beschränkt wärst, Hilfsarbeiten durchzuführen. Das muss nicht der Fall sein, wenn du bereit bist Weiterbildungskurse der bfi, WIFI oder Volkshochschule zu besuchen. Sogar ein Hochschul-Studium in beispielsweise Public Management ist möglich.

Und das befördert dich direkt in Führungspositionen, in denen du andere anleitest. Als Chefsekretär/in oder Vorstandssekretär/in steigst du nämlich nicht nur finanziell deutlich auf, sondern auch in der Hierarchie des Unternehmens. Und übernimmst mehr Verantwortung als mancher Facharbeiter.

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